Les charges récupérables sont les dépenses prises en charge initialement par le propriétaire, mais qu’il peut se faire rembourser par le locataire. Ainsi, les charges locatives destinées à faciliter la vie quotidienne du locataire sont récupérables par le propriétaire (ascenseur, chauffage collectif, eau froide, eau chaude, etc.).

C’est également le cas des dépenses d’entretien courant et des réparations d’équipements qui profitent au locataire (entretien des espaces verts, réparations du chauffage collectif, entretien de l’ascenseur…) ainsi que des taxes et redevances dues en contrepartie de services rendus (taxe d’enlèvement des ordures ménagères, taxe de balayage, redevance assainissement, etc.).

Par ailleurs, si un employé ou une société assure l’entretien et le nettoyage des parties communes, les dépenses correspondant à sa rémunération sont entièrement récupérables auprès du locataire. Si c’est le gardien ou le concierge qui effectue les travaux d’entretien et s’occupe de la sortie des poubelles, le locataire doit prendre en charge 75 % de ce montant. Si le gardien prend en charge seulement l’une de ces deux tâches, le montant à affecter au locataire se limite à 40 % des dépenses.

Pour les parties communes et les équipements communs, sont notamment des charges récupérables les dépenses :

• d’entretien et de réparations relatives aux ascenseurs,
• d’eau froide, d’eau chaude, de chauffage collectif, les taxes et redevances liées à l’eau,
• d’électricité, de combustible, d’énergie,
• de nettoyage et d’entretien des pompes, jauges, vannes, robinets, points et conduites de chauffage, adoucisseurs, capteurs solaires,…
• de ramonage de chaudières et cheminées, de contrôle de combustion,
• de réparations concernant les fuites et joints,
• d’entretien de la minuterie, des ouvertures automatiques, du code, de l’interphone,
• des tapis, des espaces intérieurs,
• des colonnes sèches, des vide-ordures,
• des espaces extérieurs, parkings, espaces verts, espaces de jeux, bassins,
• des canalisations d’évacuations des eaux pluviales, des caniveaux,
• du matériel de jardinage, des équipements de jeux, du bac à sable,
• des fosses d’aisance, des bacs à ordure,
• de fourniture de petits matériels liés à l’entretien : balai, chiffons, lampes, ampoules, huile, sel, essence, sacs en plastiques, papier, produits de désinfection et de désinsectisation…

Si les charges engagées concernent la structure même d’un immeuble, elles ne sont pas récupérables par le propriétaire. Ces charges généralement ponctuelles et non récupérables devront être prises en compte par le propriétaire au moment d’acquérir un appartement car elles impacteront directement la rentabilité de son investissement.

Le propriétaire ayant la responsabilité de fournir un logement décent à son locataire, il doit prendre en charge l’ensemble des dépenses liées aux gros travaux nécessaires sur la copropriété ou à l’administration de celle-ci (réfection de la toiture de l’immeuble, dératisation, ravalement de la façade, coût du syndic de copropriété…). Précisons que l’enlèvement des encombrants ne peut pas être assimilé à des ordures relevant de l’entretien de propreté ou à des rejets domestiques, qui sont, elles, prises en charge par le locataire.

En outre, en cas de frais consécutifs à des actes de vandalisme au sein de l’immeuble, le propriétaire ne peut pas récupérer auprès de son locataire les travaux de nettoyage ou de réparation. En ce qui concerne les charges d’ascenseur pour un logement en rez-de-chaussée, elles ne peuvent pas être prises en charge par le locataire, même si le propriétaire en paye, à moins que le locataire utilise l’ascenseur pour se rendre au parking en sous-sol ou à la cave.

Le montant des charges de copropriété peut varier d’une année à l’autre : le montant des charges récupérables ne peut donc pas être connu à l’avance. Le propriétaire-bailleur peut donc réclamer à son locataire une provision mensuelle sur charges, payable en même temps que le loyer. Le montant de cette provision doit apparaître clairement sur l’appel de loyer et sur la quittance que le propriétaire remet chaque mois à son locataire.

Pour fixer le montant de la provision qui sera versée par le locataire, le propriétaire peut se baser sur le montant des charges réglées l’année précédente. Sachez que le montant versé sur l’ensemble de l’année peut faire l’objet d’une régularisation s’il ne correspond pas aux dépenses réellement effectuées par le propriétaire. Un mois avant la régularisation, le propriétaire doit envoyer au locataire le détail des charges qu’il a réglées sur l’année et transmettre aux locataire les pièces justificatives liées à ces dépenses dans les six mois qui suivent.

Précisons que si le paiement par provision est majoritairement utilisé, il est possible d’opter pour le paiement au forfait dans le cadre d’une location meublée. Avec cette méthode, le locataire verse chaque mois un montant forfaitaire défini dans le contrat de bail. Le propriétaire ne pourra pas effecteur une régularisation si le montant forfaitaire annuel est finalement différent du montant des charges réelles.

Si le locataire verse chaque mois des provisions sur charges au propriétaire, ce dernier devra procéder, une fois par an, à une régularisation des charges. Si le locataire a payé plus que les charges réelles, le propriétaire devra lui reverser le trop-perçu. Dans le cas contraire, le propriétaire devra réclamer un complément au locataire. Quand le propriétaire procède à la régularisation, il doit adresser à son locataire un décompte individuel détaillant chaque type de charges.

Si le logement est situé dans une copropriété, le propriétaire-bailleur doit préciser la répartition des charges entre propriétaires et locataires. Durant le mois qui suit l’envoi de ce décompte, le propriétaire doit tenir à la disposition du locataire toutes les pièces justificatives des charges récupérables. Le bailleur pourra ensuite réclamer le paiement de la régularisation. Selon le montant de la régularisation, les provisions peuvent ensuite être réajustées à la hausse ou à la baisse.

Précisons que le locataire a la possibilité de contester les sommes réclamées si celles-ci ne sont pas justifiées par le propriétaire. Mais, dans tous les cas, il devra verser au préalable, les sommes demandées par le propriétaire. Dans le cas contraire, le propriétaire peut demander la résiliation du bail pour non-paiement des charges.

La régularisation des charges locatives peut être effectuée chaque année, mais pas obligatoirement à la date anniversaire du bail. La régularisation est généralement réalisée par le propriétaire-bailleur au moment où il reçoit l’arrêté des comptes de la copropriété. Pour régulariser les charges locatives, le propriétaire doit comparer les dépenses réelles aux provisions sur charges payées par le locataire. Certains documents sont nécessaires pour régulariser les charges locatives.

C’est notamment le cas de l’état des dépenses de la copropriété, de l’état de répartition des charges (donnant la quote-part du logement dans la copropriété) et de la taxe foncière, qui permet de connaître le montant de la Taxe d’Enlèvement des Ordures Ménagères (TEOM).

Ensuite, comme vu plus haut, le propriétaire doit réclamer le complément au locataire s’il a payé moins que le montant des charges réelles, ou lui rembourser le trop-perçu si les charges réelles sont moins élevées que les provisions. Si le propriétaire oublie de régulariser les charges pendant l’année, il peut encore le demander pendant 3 ans. Si le locataire quitte le logement à la fin du bail, le propriétaire peut faire une retenue sur les charges locatives de 20 % du montant du dépôt de garantie pour pouvoir effectuer la dernière régularisation.