Les charges prévisionnelles annuelles sont les charges obligatoirement payées par les copropriétaires, qui visent à prendre en charge les dépenses liées au fonctionnement de la copropriété. Si tous les copropriétaires payent obligatoirement ces charges, leur participation varie selon leur quote-part annuelle des charges en copropriété, c’est-à-dire selon la « valeur » de leur lot. Pour rappel, chaque lot est constitué d’une partie privative et d’une quote-part de parties communes.

Les charges annuelles sont fixées par le budget prévisionnel annuel, qui est préparé tous les ans par le syndic de copropriété. Il est voté par l’assemblée générale dans les 6 mois qui suivent le dernier jour de l’exercice comptable précédent. Le budget prévisionnel réunit l’ensemble des dépenses courantes de fonctionnement, de maintenance et d’administration des parties communes et des équipements communs de la copropriété pour l’année à venir.

Il est important que le budget prévisionnel soit le plus précis possible puisqu’il détermine les charges qui seront payées par les copropriétaires. Si le budget prévisionnel est sous-estimé, les charges payées par les copropriétaires seront insuffisantes pour couvrir les dépenses de la copropriété. Celle-ci pourrait notamment faire face à des difficultés pour payer ses prestataires.

Généralement, le syndic de copropriété demande aux copropriétaires le versement de charges provisionnelles (ou « provisions sur charges ») au début de chaque trimestre. Ces provisions sur charges correspondent à un quart du budget prévisionnel, dont l’objectif est d’anticiper les dépenses de l’année à venir.

Ces charges sont donc estimées, c’est pourquoi elles sont appelées « provisions ». Elles constituent une cagnotte dans laquelle le syndic de copropriété « pioche » pour régler les dépenses de fonctionnement de l’immeuble, prévues dans le budget prévisionnel (entretien, maintenance, administration…) et les dépenses de travaux.

Dans certains cas, il peut être décidé en assemblée générale de copropriété que le versement des charges provisionnelles se fera chaque semestre ou chaque mois. À la fin de chaque année, lors de l’approbation de l’arrêté des comptes, les charges provisionnelles sont régularisées en fonction des dépenses réelles de la copropriété.

Si les charges annuelles étaient finalement insuffisantes pour couvrir les dépenses de la copropriété, les copropriétaires se voient généralement demander le versement d’un complément de charges. Dans le cas contraire, le trop-versé est imputé sur les charges de copropriété de l’année suivante.

Les charges provisionnelles comprennent les charges générales et les charges spéciales, qui sont inscrites dans le budget prévisionnel. Les charges générales concernent la conservation, l’entretien et l’administration des parties communes de la copropriété. Elles sont inscrites dans le budget prévisionnel (nettoyage de l’immeuble, éclairage des parties communes, ravalement, administration, consommations d’eau et d’électricité des parties communes, etc.).

De leur côté, les charges spéciales concernent les frais de fonctionnement des services collectifs et des éléments d’équipements communs comme l’ascenseur ou le chauffage collectif. Les charges spéciales sont réparties entre les copropriétaires en fonction de l’utilité potentielle que les services et les éléments collectifs représentent pour leur lot. Par exemple, une personne qui vit en rez-de-chaussée paiera moins de charges liées au fonctionnement de l’ascenseur qu’une personne qui vit au 6e étage.

Cependant, le calcul de la répartition des charges spéciales ne tient pas compte de l’usage réel du service ou de l’élément d’équipement commun. Précisons qu’il existe également des provisions sur charges « hors budget prévisionnel ». Elles concernent le financement des travaux de conservation ou d’entretien de l’immeuble ou qui portent sur les éléments d’équipements communs (autres que les travaux de maintenance) ou le financement des travaux urgents nécessaires à la sauvegarde de l’immeuble.